上周朋友把一份汇报稿发过来，说备注是 AI 写的，让我看看能不能用。我点开第一页念了一句：「本次汇报将从市场环境、竞争格局和未来规划三个维度展开。」他当场笑出来。不是内容有问题，是这个话没人说得出口。
这事很常见。让 AI 写备注几乎不用教，你丢一句话过去，它两三秒给你一整段，通顺、完整、有条理，看着还挺像回事。问题在于它默认写的是给人看的文章，不是给人说的话。
它为什么写成那样
AI 见过的文本九成是书面语：报告、新闻、论文、说明书。它学出来的句子天生带长定语、书面连接词，还有「本文认为」那种腔调。
人讲话是另一回事。真人演讲基本是碎句子，一句话说不完就断了，重要的地方重复一遍，接不上就换个说法重来。你听一段讲得好的演讲，一分钟里可能有十五六个短句，而不是五六个长句。
备注只有一个标准：你顺着它念，能不能不停顿地念完。别的都次要。
先算字数，再让 AI 动笔
这一步最容易跳过。中文演讲的正常语速是一分钟 200 到 220 字，五分钟的汇报，能讲的东西就是 1000 到 1100 字。超出去的部分不会说得更快，只会被你吞掉。
所以开工之前先给 AI 时长和字数上限。这一页 45 秒，最多 160 字。不写这一句，它给你 600 字，你在现场得砍掉三分之二，砍得比写还累。
模板一：把书面语压成口语
下面是这一页的备注，请改写成可以直接照着说的口语。要求：1) 每句不超过 25 个字；2) 删掉「其一、其二」「概括起来」「针对上述情况」这类连接词；3) 把长定语拆成两句；4) 百分比换成听得懂的比方（「增长 23%」改成「每四块里多出一块」）；5) 保留所有数字和专有名词，不要改事实，不要加新内容。改完列出你删掉的原句。
第三条和第四条是重点。书面句子的病根是把一堆修饰塞在主语前面，念的人得先憋一口气。数字也是，23% 写在纸上很清楚，在耳朵里是空的，得换成能想象的量。
最后那句「列出你删掉的原句」是为了防止它顺手改事实。改备注的时候悄悄改数据，是最难发现的一种错。
模板二：按说话的节奏切段
把这段稿子按口头表达的节奏重新分段：在需要停一下、换口气、或者等观众反应的地方断开，每段控制在 2 到 3 句。在每段前面标一个提示词，说明这一段的作用（提出疑问／给结论／给证据／过渡到下一页）。另外标出这一页里必须抬头看观众的那一句。
AI 写备注习惯按意思分段，一段把一层逻辑说完，又长又平。人讲话按呼吸分段。这个模板不碰内容，只换节奏，改完你会发现自己能念下去了。
「必须抬头看观众的那一句」，一页最多标一处。标多了等于没标。
模板三：备注里不该写全文
这一页我要讲 60 秒。请只写三样东西：1) 一句从上一页过渡过来的话；2) 这一页必须说出口的那个数字或结论；3) 一句留给下一页的引子。不要写完整讲稿，不要写解释，总共不超过 80 字。
这是四个模板里最省事的一个，也最接近备注的本意。备注不是逐字稿，是提词器加保险丝，这个用法我之前单独写过。写了一整页的人，全程低头；只写三个钩子的人，抬头看着观众把中间的话临场填上，那部分反而讲得最好。
我见过一个反例：有人备注写得比正文还长，投影上八行字，底下小屏幕密到看不清，讲到一半开始翻页找自己念到哪了。
模板四：念一遍，让它挑卡口
下面是我按备注录下来的口述稿（语音转文字，有口语和重复）。请找出所有我念得磕巴的地方，按「书面词／句子太长／逻辑跳步／缺过渡」分类列出来，只标位置和原因，不要替我改写。
模板一到三管写，这个管验收。语音转文字出来的东西很糙，但糙正是价值，卡住的地方一定是书面语没洗干净的地方。
跑完这轮再录一遍。两遍就够了，第三遍是在浪费时间。
两个常踩的坑
第一个坑 是直接让 AI 写「演讲稿」。这个词一出来，它给你的就是领导讲话的腔调，起承转合齐整，结尾还要升华两句。要出逐字稿，就说「写一段我在会议室里跟同事解释这件事会怎么说」，场景越具体，它写得越像人话。
第二个坑 是它爱加结尾。每次改完都检查最后两句，多半是你不需要的东西，比如「期待与各位一起见证」。删掉，直接收在最后一个事实上。
顺带一句，备注改完还有一道关，数字、日期、跨页术语对不上的地方 AI 只会照抄，那部分得用另一组校对提示词单独跑。
最后就一个动作
下次做完 PPT，先别管设计。把备注从头念一遍并掐表，念不完的地方就删，删到能念完为止。备注的字数是这里唯一需要卡死的指标，其他都能将就。