上周同事把一份 30 页的 .key 丢过来，问我「哪里要改」。我在微信里回：第七页那句数据不准，第三张图换掉。他翻了五分钟才找到第七页。第二次我直接在页面上标了一句，他点开就看见了。
差别不在打字快慢，在意见有没有落在东西上。
先更正我自己写过的一句话
我在本站那篇讲协作的文章里写过「Keynote 没有评论功能，用文本框加黄底凑合」。这句话是错的，Apple 官方手册里有「添加和打印批注」整整一节。
错在哪我大概也知道：批注不在「协作」菜单里，它归在写作和编辑那一组工具下面。你顺着「怎么跟人一起改」的思路去翻，永远翻不到它。
能批在哪，标记长什么样
文本、形状、图表、表格单元格、幻灯片本身，都能挂批注。
标记的样子不一样：文字旁边是一个小方块，同时那段文字会被高亮；形状也是小方块；表格单元格是角上多一个三角。选中内容之后点工具栏的批注按钮就能写。
有个细节值得单独说：如果你什么都没选、直接点幻灯片的空白背景，批注会贴在幻灯片上始终展开，大小和位置能拖。这种批注别人不能回复，适合写给自己看的那类备注——比如「这页老板肯定会问毛利，数字在王工那」。
多人批同一个文件
一份文件里几个人同时批，每个人的颜色不一样，批注上带着作者名字。任何人都能回复，一来一往就是一条对话，不用再开个群截图说话。
作者名字在「Keynote 讲演」>「设置」>「通用」的「作者」栏里改。可这里有个坑：文件共享出去之后，显示的会是你 Apple 账户的名字，不是这一栏里填的。所以对外评审之前，先去账户里把名字弄正常点，别让客户看到一串拼音加数字。
另外两个小坑。批注下面出现回复之后，你点文本是改不动原批注的，得把鼠标移到你自己名字右边，等那个下箭头出现再选「编辑批注」。还有删除按钮是删整条对话的，删单条回复只有回复作者或者文稿所有者才做得到。
批注和演讲者注释不是一回事
注释是讲给自己听的，批注是改稿用的。前者跟着你上台，后者只给同事看。那篇讲打印四种格式的文章里讲过怎么把注释一起印出来，这里说的是两码事。
别让批注跟着文件出门
打印默认不带批注。 想带上，得在打印对话框的「幻灯片布局」里勾「包括批注」——批注会印在页面左侧栏，每条带一个数字旗标，对着幻灯片上对应的文字和对象。批注太多时，会续到后面的页上。
发给不装 Keynote 的人，更稳的做法是导出 PDF 时一起带上批注（Keynote 的导出里支持）。但内部的讨论批注，比如「这页数字口径还没定，先别给客户」，讲之前记得在「显示」>「批注」里隐藏掉，别投屏的时候挂在屏幕上。
还有个容易忽略的：文件发出去，对方在 iPhone 或 iPad 上打开，可能默认进的是阅读视图，要加批注得先退出阅读视图，不然他会以为你没开这个功能。
顺手说下「重点」
批注旁边还有个功能叫「重点」，位置在「插入」>「重点」，就是给文字划一道高亮。它也是审阅工具：多人标颜色不同，文字上能直接点「添加批注」。
两个限制记一下。表格单元格里的文字没法用重点标（表格有另外的条件高亮）。重点本身不会出现打印稿上，想印出来的高亮只能用背景色，但那就不是审阅工具了，是排版。
什么时候该批，什么时候该开会说
判断标准挺简单：这条意见会不会在传话里丢掉。
「第七页那句数据不准」「第三张图换掉」「这几页把口径统一一下」——这类具体到位置的，批在页面上，谁改都跑不掉。而「整体太啰嗦」「重做一版」这种，批在某一页反而误导人，开会说更合适。
微信群里说「第七页那句」的人，和把意见直接批在第七页上的人，最后改出来的稿子不是一个东西。